Check-in online per case vacanza e affitti brevi

Far compilare i dati agli ospiti prima dell'arrivo è legale, fa risparmiare tempo e riduce gli errori. Ecco cosa prevede la legge e come organizzarsi.

Ultimo aggiornamento: 26 settembre 2026

Chiunque ospiti persone a pagamento in Italia — hotel, B&B, casa vacanza, singolo appartamento in affitto breve — deve raccoglierne i dati anagrafici e comunicarli alla Questura. Il check-in online è semplicemente un modo diverso di raccogliere quei dati: invece di trascriverli all'arrivo, li inserisce l'ospite da solo, dal telefono, prima di partire.

Cosa prevede la legge

L'obbligo nasce dall'articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza): chi dà alloggio deve identificare gli ospiti tramite un documento d'identità valido e comunicarne le generalità alla Questura tramite il portale Alloggiati Web, entro 24 ore dall'arrivo — o subito, per i soggiorni più brevi di 24 ore.

La legge stabilisce cosa va comunicato e entro quando, non come vanno raccolti i dati: compilarli online prima dell'arrivo è pienamente compatibile con l'obbligo, a patto che siano completi, corretti e corrispondenti al documento dell'ospite.

Quali dati servono

Per ogni ospite:

• cognome, nome, sesso e data di nascita;
• luogo di nascita (comune se in Italia, altrimenti lo stato) e cittadinanza;
• per il capofamiglia o l'ospite singolo, anche tipo, numero e luogo di rilascio del documento.

Per i gruppi e le famiglie il documento completo si chiede solo al capogruppo; per gli altri componenti bastano i dati anagrafici.

Self check-in e cassette portachiavi

Il tema più discusso degli ultimi anni. A novembre 2024 una circolare del Ministero dell'Interno aveva chiesto di identificare gli ospiti di persona, mettendo in discussione il self check-in con cassetta portachiavi. A maggio 2025 il TAR del Lazio ha annullato quella circolare. Resta fermo l'obbligo di base: verificare che i dati comunicati corrispondano a un documento valido dell'ospite.

La questione può avere ulteriori sviluppi, per esempio con nuove indicazioni o ricorsi: se usi il self check-in, tieniti aggiornato sulle indicazioni della Questura competente per la tua zona.

Il CIN va indicato negli annunci

Dal 1° gennaio 2025 gli immobili in locazione turistica o breve devono avere il CIN, Codice Identificativo Nazionale, da esporre all'esterno dell'immobile e da indicare in ogni annuncio, sui portali e sul tuo sito. È un obbligo diverso dalla comunicazione degli ospiti, ma spesso viene chiesto insieme ai dati della struttura.

Perché conviene il check-in online

• Meno errori: è l'ospite a scrivere i propri dati, copiandoli dal documento, invece di dettarli o farli trascrivere a te all'arrivo.
• Meno tempo all'arrivo: la consegna delle chiavi dura pochi minuti, anche per famiglie numerose.
• Nessuna scadenza dimenticata: i dati sono pronti prima che l'ospite arrivi, e le 24 ore per la comunicazione non diventano mai una corsa.
• Dati già pronti per il resto: gli stessi dati servono per la comunicazione ISTAT e per calcolare la tassa di soggiorno.

Privacy: cosa fare con i dati

I dati raccolti sono dati personali e vanno trattati secondo il GDPR: all'ospite va data un'informativa su chi tratta i dati, per quale scopo e per quanto tempo. Le ricevute delle comunicazioni ad Alloggiati Web vanno conservate, perché possono essere richieste in caso di controllo. Evita di tenere copie dei documenti in chat o nella posta elettronica più del necessario.

Questa guida ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale: le regole sull'identificazione degli ospiti possono cambiare, e in caso di dubbio conviene rivolgersi alla Questura competente o a un professionista.

Come funziona con OspitaPro

Ogni struttura ha un link di check-in fisso da mandare agli ospiti via chat di Airbnb o Booking, WhatsApp o email. L'ospite compila i dati dal telefono, con l'aiuto di suggerimenti per comuni e stati; tu ricevi la prenotazione pronta, controlli e con un clic la invii ad Alloggiati Web. La comunicazione ISTAT e la tassa di soggiorno partono dagli stessi dati, senza doverli reinserire.

Domande frequenti

Il check-in online sostituisce l'invio ad Alloggiati Web?

No: è il modo di raccogliere i dati. L'invio alla Questura va fatto comunque, entro 24 ore dall'arrivo.

Se l'ospite sbaglia un dato?

Prima dell'invio puoi correggerlo tu. È anche il motivo per cui conviene controllare i dati appena arrivano, invece che all'ultimo momento.

Se gli ospiti non si presentano?

Non va inviato nulla ad Alloggiati Web: la comunicazione riguarda chi è effettivamente alloggiato.