Registrazione ospiti in Questura: guida completa ad Alloggiati Web

Cosa devi comunicare, entro quanto tempo, e come evitare errori e sanzioni — spiegato in modo semplice per chi gestisce una struttura ricettiva.

Ultimo aggiornamento: 19 agosto 2026

Se gestisci un B&B, una casa vacanze, un appartamento turistico o qualsiasi altra struttura ricettiva in Italia, hai un obbligo di legge preciso: comunicare i dati dei tuoi ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Non è una formalità facoltativa né una buona pratica consigliata: è un obbligo previsto dall'articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza), e vale per qualunque forma di ospitalità a titolo oneroso, dal grande hotel al singolo appartamento affittato su Airbnb.

Cos'è la comunicazione Alloggiati Web

Alloggiati Web è il sistema telematico della Polizia di Stato attraverso cui i gestori di strutture ricettive comunicano le generalità di chi alloggia presso di loro. Dal 2013 è obbligatorio l'uso del sistema telematico (Decreto Ministeriale del 7 gennaio 2013): la vecchia schedina cartacea consegnata di persona in Questura non è più ammessa come modalità ordinaria. Per accedere serve una credenziale dedicata (Nome Utente, Password e codici di sicurezza), che si ottiene rivolgendosi alla Questura territorialmente competente rispetto alla propria struttura.

Chi deve registrare gli ospiti, e chi va registrato

L'obbligo riguarda tutte le strutture che offrono alloggio a titolo oneroso: hotel, affittacamere, B&B, case vacanza, agriturismi, ostelli, e anche singoli appartamenti gestiti privatamente per brevi locazioni turistiche. Non esistono eccezioni legate alla dimensione della struttura o al numero di ospiti.

Vanno comunicati tutti gli ospiti che pernottano, senza distinzione di età: anche i minori e i neonati devono essere registrati, non solo l'intestatario della prenotazione. Non ci sono deroghe legate al grado di parentela: che si tratti di una famiglia, di un gruppo di amici o di un singolo viaggiatore, ogni persona alloggiata va comunicata.

Entro quanto tempo va fatta la comunicazione

• Entro 24 ore dall'arrivo, per la generalità dei soggiorni.
• Entro 6 ore dall'arrivo, per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore (regola in vigore dal 12 gennaio 2022, introdotta dall'art. 5 del D.L. 53/2019).

Il portale accetta invii 24 ore su 24, tutti i giorni dell'anno, compresi weekend e festivi: la scadenza non si sposta se l'arrivo avviene di sabato o in un giorno festivo.

Come funziona in pratica

Una volta ottenute le credenziali, ci sono due modi per inviare i dati:

• Inserimento manuale sul portale, schedina per schedina, direttamente dal browser — l'opzione più lenta, adatta a chi gestisce pochissimi ospiti al mese.
• Invio automatico via web-service, tramite un software gestionale collegato al portale con una chiave dedicata (WSKEY): i dati vengono trasmessi direttamente dal gestionale alla Questura, senza dover accedere manualmente al portale per ogni ospite.

In entrambi i casi, il giorno successivo alla trasmissione viene generata una ricevuta digitale firmata (in formato PDF, con QR code e firma digitale della Polizia di Stato) che attesta l'avvenuta comunicazione. Questa ricevuta resta scaricabile sul portale solo per 30 giorni: va conservata altrove prima che scompaia.

Le ricevute vanno conservate per 5 anni

Un punto spesso sottovalutato: non basta inviare correttamente i dati, bisogna anche conservare la prova dell'invio per 5 anni, in formato digitale (non cartaceo, dato che la ricevuta contiene una firma digitale che attesta l'autenticità del documento). In caso di controllo, è la ricevuta a dimostrare che l'obbligo è stato rispettato nei tempi previsti — non basta dire di averlo fatto.

Cosa rischi se non comunichi i dati, o lo fai in ritardo

L'omessa, tardiva o falsa comunicazione dei dati degli alloggiati non è una semplice irregolarità amministrativa: ai sensi del combinato disposto degli articoli 109 comma 3 e 17 comma 1 del TULPS, può costituire un illecito penale, punibile con l'arresto fino a tre mesi o con un'ammenda. Le conseguenze pratiche di un controllo con dati mancanti o errati possono quindi essere più serie di quanto ci si aspetti da un adempimento percepito come "burocratico".

Questa sezione ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale: per situazioni specifiche, rivolgiti a un professionista o alla Questura competente per territorio.

Come semplificare il processo

La parte più dispendiosa, in pratica, non è l'obbligo in sé ma la sua ripetitività: ogni ospite, ogni soggiorno, con gli stessi campi da compilare a mano — nome, data di nascita, cittadinanza, documento — spesso fuori orario, la sera dell'arrivo. Un sistema di check-in online che raccoglie i dati direttamente dall'ospite (tramite un link inviato prima o al momento dell'arrivo) e li trasmette in automatico ad Alloggiati Web elimina sia il lavoro di trascrizione sia il rischio di dimenticare la scadenza delle 24 (o 6) ore.

Domande frequenti

Devo registrare anche i bambini e i neonati?

Sì. L'obbligo non prevede eccezioni legate all'età: vanno comunicati tutti gli ospiti che pernottano.

Cosa succede se un ospite arriva di domenica o in un giorno festivo?

Nulla cambia: il portale è attivo 24/7 e i termini (24 ore, o 6 ore per soggiorni brevissimi) valgono anche nei weekend e nei festivi.

Le ricevute di invio vanno stampate?

No, anzi: vanno conservate in formato digitale, non cartaceo, proprio perché contengono una firma digitale che ne attesta l'autenticità — una stampa perde questo valore probatorio.

Un software gestionale può inviare le schedine al posto mio?

Sì: Alloggiati Web espone un web-service ufficiale pensato esattamente per questo, usato dai principali gestionali del settore (incluso OspitaPro) per inviare i dati senza passare manualmente dal portale per ogni ospite.